7 принципов эффективной работы с почтой на примере Gmail

Работая в Lyft, я столкнулся с действительно большим потоком емейлов. В среднем это порядка 50-100 емейлов в день. У меня ушло более года, чтобы научиться эффективно работать с таким потоком писем. Делюсь с вами своим набором принципов работы с почтой, который позволил мне существенно сократить время обработки входящего потока и уменьшил количество нервов, уходящих на работу с этим каналом информации.

1) Перегрузка почты не является проблемой. Это результат проблемы. Корень проблемы в доверии своей команде. Если вы доверяете своей команде, вам не нужно просить людей ставить вас в копию всех писем.

2) Инбокс с нулем писем. В ваших руках одна из самых эффективных поисковых систем — пользуйтесь ей. Нужно настроить ряд правил, которые позволят вашему почтовому ящику отфильтровывать сообщения, которые вас не касаются и сортировать остальные. Тут наша задача отличить сигнал от шума. Как пример: все письма, которые ко мне не относятся, я перетягиваю из инбокса в папку “Карантин”. А потом раз в неделю настраиваю фильтры в виде: “критерий поиска”-> Пропустить инбокс -> Отметить как прочитанное -> перенести в папку “Шум”. Сейчас у меня в этой папке тысячи не относящихся ко мне писем. Каждое микродействие съедает время. В моем инбоксе теперь или ноль писем, или только письма, которые требуют от меня каких-либо действий.

3) Используйте оптимальные каналы для срочных сообщений. У нас на работе это Slack. Если что-то действительно срочное — всегда можно написать прямое сообщение или позвонить.
Выделяйте в календаре определенное время для чтения писем. 3-4 подхода в день более чем достаточно. Остальное время фокусируемся на своих задачах и не тратим время на переключение контекста и ежеминутное обновление инбокса с чтением почты.

Читайте также:  10 причин, почему не все маркетологи хотят создать свой бизнес

4) Ваши быстрые ответы на почту только вредят команде. Как менеджер вы чувствуете, что должны мгновенно отвечать на все. Команда получает от этого дополнительное давление и вы не даете людям проявить себя. Дайте время, пусть кто-то из команды возьмет решение вопроса в свои руки. Последний раз, будучи в отпуске, я впервые решил не отвечать на письма и всех предупредил об этом. И знаете что? Почти все вопросы люди смогли решить сами, без меня.

5) Выключаем все нотификации о приходе почты. Нотификации вызывают всплеск дофамина и влияют на наше поведение. Отсутствие нотификаций вызывает негативное чувство. Ты как наркоман начинаешь обновлять почту, рабочий, личный ящик… Каждое утро, смотря на количество непрочитанных писем в почте, я начинал паниковать и даже иногда злился — опять час-два придется разгребать почту…

Настраиваем фильтр: Имеет слова — > label:inbox -> отметить как прочитанное. Все, больше непрочитанных писем нет. Еще раз: все входящие автоматически отмечаем прочитанными. Это про сигналы. Теперь мой телефон и ноутбук не показывает мне количество непрочитанных. Если в моем инбоксе непрочитанный емейл — это чей-то приоритет. А если все прочитаны — я сам решаю, что приоритетно и работаю с этим.

6) Помимо благородного искусства доведения дел до конца, существует благородное искусство оставлять дела незавершенными. Мудрость жизни — в отсеивании несущественного. Линь Юйтан 1895-1976

Уничтожение ненужных и не приоритетных для вас дел — это ключ к победе. У вас есть свои приоритеты — работайте по ним. Если вопрос действительно важный и срочный — вас найдут.

7) Создайте правила вашей команды, подразделения, офиса по работе с почтой. Например, используйте метки для писем: тема письма начинается с [Команда] для писем о выходе новых сотрудников, ставите в bcc большие группы людей, чтобы кто-то не ответил всем по ошибке, используя Reply to All, и т.д.

Читайте также:  7 работающих способов получить отзывы от довольных клиентов

Если вы пишете письмо на группу людей, четко в теле письма укажите от кого и какие действия вы ожидаете. Это про отсутствие ответственности у группы.
Применение этих принципов очень помогло мне быть эффективнее и не упускать важную информацию и дела. Попробуйте! Худшее, что может случиться, вы пропустите емейл.

Алексей Минкевич,
Director of Engineering, Site Lead at Lyft

iMarketer
iMarketer/ автор статьи
Хотите рассказать о своем опыте, компании или стартапе, продукте или сервисе? Опубликуйте статью на iMarketer.by!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
iMarketer.by
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: